Guide – Comment réussir votre réunion

La plupart des employés de bureau participent à plusieurs réunions par semaine. Celles-ci sont souvent l'occasion idéale pour discuter de sujets importants, échanger des idées et prendre des décisions communes. Mais comment s’assurer qu’une réunion soit productive ? Voici quelques bonnes pratiques pour bien la préparer, l’animer et la suivre.

Préparer la réunion

Établissez un ordre du jour clair

Prenez le temps de rédiger un ordre du jour précis. En listant tous les points à aborder, vous clarifiez l’objectif de la réunion pour vous et les autres participants. Cela permet également de mieux évaluer sa durée. Si le contenu est trop vaste, il peut être pertinent de le diviser en plusieurs réunions. Assurez-vous d’envoyer l’ordre du jour à l’avance afin que chacun puisse se préparer.

Avantages d’un ordre du jour bien structuré :

• Les discussions sont plus ciblées lorsque chacun connaît les sujets abordés.
• Il est plus facile d’identifier les participants réellement nécessaires.
• Les intervenants ont le temps de se préparer, ce qui rend la réunion plus efficace.
• Le format de la réunion est mieux défini : s’agit-il d’une présentation, d’un séminaire ou d’un atelier ?
• La durée peut être estimée plus précisément et chaque point peut être chronométré.

Envoyez une invitation numérique

Assurez-vous d’envoyer une invitation numérique pour que la réunion soit automatiquement ajoutée aux agendas des participants. Cela évite qu’elle soit oubliée ou mise de côté au profit d’autres priorités. Vous pouvez également inclure l’ordre du jour dans l’invitation pour centraliser toutes les informations.

Préparez la salle de réunion

Une fois le format de la réunion et le nombre de participants connus, vérifiez que la salle est adaptée. Y a-t-il suffisamment de places ou faut-il ajouter des chaises supplémentaires ? La technologie fonctionne-t-elle correctement ou suffit-il d’un tableau blanc pour noter les points clés ? Assurez-vous qu’il y ait de l’eau et éventuellement quelques collations sur la table.

Pendant la réunion

Prévoyez des pauses

Si la réunion dure plusieurs heures, prévoyez des pauses pour permettre aux participants de se détendre, de consulter leurs e-mails ou de se rafraîchir. Cela favorise la concentration tout au long de la session.

Évitez les réunions sur l’heure du déjeuner

Accordez-vous une vraie pause déjeuner en dehors de la salle de réunion. Que vous mangiez au bureau ou au restaurant, changer d’environnement permet de souffler et de revenir avec des idées plus claires.

Respectez l’ordre du jour et le timing

Essayez de suivre l’ordre du jour autant que possible pour éviter que certains sujets n’empiètent sur d’autres. Cela facilite également la prise de notes et assure un meilleur équilibre du temps.

Après la réunion

Récapitulez les décisions et tâches

Terminez la réunion par un récapitulatif des décisions prises, des tâches attribuées et des échéances définies. Si la réunion a été longue, il peut être utile de faire un point après chaque sujet traité pour s’assurer que toutes les informations ont été bien comprises.

Planifiez les suivis

Assurez-vous que les tâches soient bien enregistrées dans votre outil de gestion de projet ou envoyées par e-mail aux participants. Planifiez les réunions de suivi à l’avance pour éviter tout retard dans l’exécution des actions. 

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