Opas – Näin onnistut kokouksen järjestämisessä

Suurin osa toimistotyöntekijöistä osallistuu kokouksiin useita kertoja viikossa. Kokoukset ovat erinomainen tapa keskustella tärkeistä asioista, saada uusia näkökulmia ja tehdä yhteisiä päätöksiä. Mutta miten kokouksesta saa mahdollisimman tehokkaan? Tässä muutamia vinkkejä kokouksen suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan.

Kokouksen valmistelu

Selkeä kokousagenda

Kirjoita kokoukselle selkeä agenda. Kun kaikki käsiteltävät asiat on listattu, on kokouksen tavoite helpompi ymmärtää. Tämä auttaa myös määrittämään kokouksen keston. Jos sisältöä on paljon, voit harkita sen jakamista useampaan osaan tai järjestää useita erillisiä kokouksia. Lähetä agenda hyvissä ajoin, jotta osallistujat ehtivät valmistautua.

Selkeän agendan hyödyt:

• Kaikki tietävät, mitä kokouksessa käsitellään, mikä pitää keskustelun fokusoituneena.
• On helpompi määrittää, ketkä kokoukseen kutsutaan.
• Osallistujat voivat valmistautua etukäteen, mikä tekee kokouksesta tehokkaamman.
• Kokouksen muoto selkiytyy – onko kyseessä esitys, seminaari vai työpaja?
• Kokouksen kestoa on helpompi arvioida ja ajankäyttö voidaan jaksottaa paremmin.

Lähetä digitaalinen kutsu

Muista aina lähettää digitaalinen kokouskutsu, jotta se tallentuu osallistujien kalentereihin. Näin vähennetään riskiä, että kokous unohtuu tai jää muiden tehtävien varjoon. Lisää agenda suoraan kutsuun, jotta kaikki tieto on helposti saatavilla yhdestä paikasta.

Valmistele kokoustila

Kun tiedät kokouksen muodon ja osallistujamäärän, varmista, että tila on sopiva. Riittääkö istumapaikkoja vai tarvitsetteko lisätuoleja? Toimiiko tekniikka, vai riittääkö muistiinpanojen tekeminen valkotaululle? Tarjoa juotavaa ja pientä naposteltavaa kokouspöydässä.

Kokouksen aikana

Suunnittele tauot

Varaa kokousagendaan taukoja, erityisesti jos kokous kestää useita tunteja. Tauot antavat osallistujille mahdollisuuden venytellä, käydä wc:ssä ja hoitaa kiireellisiä työasioita. Tämä auttaa ylläpitämään kokouksen energiaa ja keskittymistä.

Vältä lounaskokouksia

Pidä kunnollinen lounastauko erillään kokouksesta. Olipa kyseessä lounas työpaikan ruokalassa tai ravintolassa, ympäristön vaihdos auttaa virkistämään ajatuksia ja parantaa ideointia kokouksen jatkuessa.

Seuraa agendaa ja aikataulua

Pidä kiinni agendasta, vaikka keskustelut liittyisivät toisiinsa. Näin kokous pysyy selkeänä ja tehokkaana. Tämä auttaa myös varmistamaan, että kaikki aiheet saavat niille varatun ajan.

Kokouksen jälkeen

Kokoa yhteen päätökset ja tehtävät

Lopeta kokous yhteenvetoon, jossa käydään läpi tehdyt päätökset, jaetaan tehtävät ja määritellään aikataulut.

Varaa seuranta- ja jatkokokoukset

Varmista, että tehtävät kirjataan ylös ja jaetaan osallistujille sähköpostitse tai projektinhallintajärjestelmän kautta. Varaa jatkokokoukset ajoissa, jotta varmistat, ettei tehtäviä jää roikkumaan.

Tarvitsetko uusia kalusteita kokoustilaan? Tutustu huolella valittuun valikoimaamme neuvottelutuoleja,-neuvottelupöytiä, valkotauluja sekä käytännöllisiä lisävarusteita. Löydät myös inspiraatiota kokoustilan sisustukseen. Jos tarvitset lisää apua, ota yhteyttä yritysten sisustussuunnittelu-palveluumme.