Guide – Sådan får du succes med dit møde

De fleste, der arbejder på kontor, deltager i møder flere gange om ugen. Det er ofte en god måde at diskutere større spørgsmål, få nye perspektiver og træffe fælles beslutninger. Men hvordan sikrer man, at mødet bliver en succes? Her er nogle gode tips til forberedelse, afvikling og opfølgning.

Forberedelse af mødet

Lav en klar dagsorden

Tag dig tid til at udarbejde en detaljeret dagsorden. Ved at liste alle punkter op bliver mødets formål tydeligere for både dig og de øvrige deltagere. Det gør det også nemmere at vurdere, hvor langt mødet bør være. Måske er det nødvendigt at dele det op i to dele eller planlægge flere separate møder, hvis indholdet bliver for omfattende. Sørg for at sende dagsordenen ud i god tid, så alle har tid til at forberede sig.

Fordele ved en tydelig dagsorden:

• Når alle ved, hvad der skal diskuteres, bliver mødet mere fokuseret.
• Det bliver tydeligere, hvem der skal deltage i mødet.
• Deltagerne kan forberede sig, hvilket gør mødet mere effektivt.
• Det bliver lettere at afgøre mødeformatet – er det en gennemgang, et seminar eller en workshop?
• Det bliver nemmere at vurdere mødets varighed og fastsætte tid til hvert punkt.

Send en digital mødeindkaldelse

Sørg for altid at sende en digital mødeindkaldelse, så mødet automatisk bliver tilføjet i deltagernes kalender. På den måde mindsker du risikoen for, at mødet bliver glemt eller nedprioriteret på grund af andre opgaver. Indsæt gerne dagsordenen direkte i mødeindkaldelsen, så al information er samlet ét sted.

Gennemgå og klargør mødelokalet

Når du ved, hvilket format mødet skal have, og hvor mange der skal deltage, er det vigtigt at sikre, at mødelokalet er passende. Er der nok plads, eller skal du hente ekstra stole? Fungerer teknikken, eller er det nok at kunne skrive stikord på en whiteboard? Sørg for at der er glas og vand, og måske også lidt snacks på bordet.

Under mødet

Planlæg pauser

Husk at indlægge en eller flere pauser i dagsordenen, især hvis mødet varer flere timer. Det giver deltagerne mulighed for at strække benene, besvare vigtige mails eller tage en kort pause. Det hjælper også med at holde energiniveauet oppe.

Drop frokostmøder

Tag en ordentlig frokostpause væk fra mødelokalet. Om det er en madpakke i kantinen eller en tur på en restaurant, er mindre vigtigt – det vigtigste er at skifte miljø og snakke om noget andet for en stund. En pause fra emnet mindsker risikoen for at køre fast og giver nye idéer, når I vender tilbage til mødet.

Følg dagsordenen og hold tiden

Forsøg at holde dig til dagsordenen, selvom nogle punkter overlapper hinanden. På den måde undgår du forvirring, hvilket er vigtigt for dem, der tager referat. Det reducerer også risikoen for, at et emne optager for meget tid og skubber andre punkter væk.

Efter mødet

Opsummer beslutninger og opgaver

Afslut mødet med en kort opsummering. Hvis mødet er langt, kan det være en god idé at opsummere efter hvert punkt, så vigtig information ikke bliver glemt. Sørg for at tydeliggøre, hvilke beslutninger der er truffet, hvem der har ansvaret for hvad, og hvilke deadlines der gælder.

Planlæg opfølgning

Sørg for, at alle opgaver registreres i jeres fælles projektstyringssystem eller sendes til deltagerne via e-mail. Book opfølgningsmøder i god tid for at sikre, at ingen opgaver forsinkes.

Skal du indrette mødelokalet? Udforsk vores udvalg af konferencestole, konferenceborde, whiteboards og praktisk tilbehør. Få inspiration til dit mødelokale med vores indretningstips. Har du brug for mere hjælp, er du velkommen til at kontakte vores indretningstjeneste for virksomheder.