Guide – So gelingt Ihr Meeting

Die meisten Büroangestellten nehmen mehrmals pro Woche an Meetings teil. Diese bieten eine gute Gelegenheit, größere Themen zu besprechen, neue Perspektiven zu gewinnen und gemeinsame Entscheidungen zu treffen. Doch wie gestaltet man ein erfolgreiches Meeting? Hier sind einige wertvolle Tipps für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung.

Meeting vorbereiten

Erstellen Sie eine klare Agenda

Nehmen Sie sich die Zeit, eine strukturierte Agenda zu erstellen. Indem Sie alle Punkte des Meetings auflisten, wird das Ziel für Sie und die Teilnehmer klarer. Außerdem hilft es Ihnen, die Dauer des Meetings besser einzuschätzen. Möglicherweise müssen Sie das Meeting in zwei Sitzungen aufteilen oder mehrere separate Meetings ansetzen, falls die Inhalte zu umfangreich sind. Senden Sie die Tagesordnung rechtzeitig an alle Teilnehmer, damit sie sich vorbereiten können.

Vorteile einer klaren Agenda:

• Wenn alle wissen, worüber gesprochen wird, bleibt das Meeting fokussierter.
• Es wird deutlicher, wer am Meeting teilnehmen sollte.
• Teilnehmer können sich vorbereiten, was das Meeting effizienter macht.
• Die Art des Meetings wird klarer – handelt es sich um eine Präsentation, ein Seminar oder einen Workshop?
• Die Dauer des Meetings lässt sich besser planen, und es kann eine Zeitvorgabe für jeden Punkt festgelegt werden.

Digitale Einladung versenden

Versenden Sie immer eine digitale Einladung, damit das Meeting direkt in den Kalendern der Teilnehmer gespeichert wird. So wird das Risiko verringert, dass es vergessen oder aufgrund anderer Prioritäten verschoben wird. Fügen Sie die Agenda direkt in die Einladung ein, damit alle Informationen an einem Ort gebündelt sind.

Meetingraum vorbereiten

Sobald Sie die Meetingform und die Anzahl der Teilnehmer kennen, sollten Sie den Meetingraum überprüfen. Gibt es genügend Platz oder benötigen Sie zusätzliche Stühle? Funktioniert die Technik oder reicht es aus, Stichpunkte auf einem Whiteboard zu notieren? Stellen Sie sicher, dass ausreichend Trinkgläser und Wasser bereitstehen und, wenn möglich, kleine Snacks zur Verfügung stehen.

Während des Meetings

Pausen einplanen

Vergessen Sie nicht, in Ihrer Agenda Pausen einzuplanen, besonders bei längeren Meetings. So können sich alle kurz bewegen, E-Mails beantworten oder auf die Toilette gehen. Dies hilft, die Konzentration und Motivation im Team aufrechtzuerhalten.

Keine Lunchmeetings

Nehmen Sie sich eine richtige Mittagspause außerhalb des Konferenzraums. Ob Sie eine Lunchbox im Aufenthaltsraum essen oder gemeinsam in ein Restaurant gehen, spielt keine Rolle – wichtig ist, dass Sie die Umgebung wechseln und eine Weile über andere Dinge sprechen. Ein Tapetenwechsel hilft, festgefahrene Gedanken zu lösen und neue Ideen für den weiteren Verlauf des Meetings zu generieren.

Agenda einhalten und Zeitmanagement beachten

Halten Sie sich möglichst an die geplante Agenda, auch wenn einige Themen ineinandergreifen. Dies verhindert Chaos und erleichtert es dem Protokollführer, alle relevanten Informationen festzuhalten. Zudem sorgt es dafür, dass ein Thema nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt und andere Punkte vernachlässigt werden.

Nach dem Meeting

Beschlüsse und Aufgaben zusammenfassen

Beenden Sie das Meeting mit einer kurzen Zusammenfassung. Bei längeren Meetings kann es hilfreich sein, nach jedem größeren Punkt eine kurze Zusammenfassung zu geben, um sicherzustellen, dass keine Informationen verloren gehen. Fassen Sie getroffene Entscheidungen, verteilte Aufgaben und Deadlines klar zusammen.

Folgetermine planen und Aufgaben nachverfolgen

Stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben in das gemeinsame Projektmanagementsystem eingetragen oder per E-Mail an die Teilnehmer gesendet werden. Planen Sie rechtzeitig Follow-up-Meetings, um sicherzustellen, dass keine Aufgabe liegen bleibt.

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